社会人の中には、会社のメールを携帯電話に転送・通知するように設定しているケースが多くあります。 就活用にフリーメールのアドレスを取得すれば、その後も就活メールを一括管理できるのでオススメです。 常識的な時間帯に送信する. 就活生が企業とメールのやりとりをする際は、どのようなことに気をつけたら良いのでしょうか。ここでは、ビジネスメールの基本や面接の日程調整をする際の例文をご紹介。マナーを守って企業と連絡をとれるよう、当コラムをぜひチェックしてください。 就活中にメールでやり取りをするとき、件名の付け方や文面のマナーについて、失礼がないか悩むこともありますよね。質問を電話で問い合わせる方法もありますが、相手の都合の良いタイミングで回答ができるメールは、企業の採用担当者にとっても便利な方法なので活用したいツールです。 就活の書類選考に無事通過すれば、次は面接です。面接を受ける前に、企業の採用担当者に面接日程調整のメール返信をしなければなりません。 直前になって慌てることがないように、あらかじめメール返信の正しいマナーを身につけておきましょう。 ここでは、就活のメールで気をつけたいポイントを確認しましょう。先述のとおり企業からのメールには24時間以内に返信するのが基本ですが、「メールの確認が夜中になってしまったけれど、早く返事をした方が良いだろうから」とこちらから企業に初めてメールを送る際、件名には用件と氏名を入れましょう。そうすれば、企業側は件名を見るだけでメールの内容や誰からの連絡であるかを把握できます。宛先の会社名は正式名称で書き、続けて部署名や氏名を記載します。部署名や氏名が分からないときは、代わりに「採用ご担当者様」と書いてください。企業とのメールのやりとりであることを念頭に置き、「ありがとうございます(^^)」のような表現はやめましょう。そのほか、「見やすくなるだろうから」と文字を太くしたり色を変えたりするのも、ビジネスメールにはふさわしくありません。ここでは、企業から面接日程を指定され、その日に行ける場合のメールの例文をご紹介します。ここでは、企業から面接日程を指定され、その日に行くのが難しい場合のメールの例文をご紹介します。すでに決まっている面接日程を変更したいときは、下記のようなメールを送ります。体調不良などの理由から、やむを得ず面接当日にキャンセルしたいと思うことがあるかもしれません。キャリアチケットについてキャリアチケットは、就活生の最高のキャリアスタートを支援するサービスです。20社内定した学生の就活ノートがもらえる！関連記事就活の日程調整メールに返信する際のマナーとは？文面で好印象を狙おう面接をキャンセルするのはマナー違反？辞退する際のポイントを例文付きで解説面接日程を調整する際のメール返信の仕方は？書き方と例文を解説一次面接後にお礼メールを送るなら要チェック！マナーと例文面接のお礼状はどう書く？手紙やメールの形式と注意点を解説就活面接での日程調整メール返信時の基本マナーをご紹介！＼就活準備はバッチリですか？／21卒 就活セミナーお電話からカンタン登録！受付時間：平日/土日 9:00〜18:00正社員就職支援サービスアパレル正社員転職支援サービス大学生限定の無料カフェスペース© 2018-2020 Leverages Co., Ltd. 就活生応援メディア！チアフル就活目次就活の書類選考に無事通過すれば、次は面接です。面接を受ける前に、企業の採用担当者に面接日程調整のメール返信をしなければなりません。直前になって慌てることがないように、あらかじめ就活を進めていく上で、採用担当者とのメールのやり取りは避けて通ることができません。面接日程の調整や変更、面接後のお礼のメールなど、様々な場面でメールをやり取りする必要があるため、メール返信のマナーを間違えると、採用担当者に不安を抱かせてしまうので注意しなければなりません。最初に基本マナーをきちんと身につけて、常に慎重な対応を心がけましょう。実際のビジネスでも、メールの返信が早い人は仕事ができると見なされ高い評価を得ているため、早く返信することは社会人のマナーだと言えます。すぐに返信すれば、採用担当者もいち早くスケジュール調整を行うことができ、予定を早めに確保することができます。早く返信することで双方にメリットが生まれるので、採用担当者からメールが届いたら、すぐに返信するように心がけましょう。24時間以内に返信するといっても、深夜や早朝の時間帯に返信するのは避けるべきです。あまりに遅い時間に返信すると、生活リズムが不規則な就活生だという印象を持たれる可能性があります。変な憶測を呼ばないためにも、メールの確認が深夜になってしまった場合は、翌日の午前中に返信するのが無難です。メールを返信する際に目安となる時間帯は、朝9時〜夜10時までの間です。メールの予約機能を使えば、時間を指定して返信することができるため、手間を省くことができます。どうしても外せない用事があって24時間以内に返信できなかった場合は、返信が遅くなったことを詫びる言葉をそえておきましょう。返信が遅いとマナーが身についていないと判断され、イメージダウンにつながってしまうので注意しなければなりません。企業側は大勢の応募者の面接スケジュールを組まなければならないため、返信が遅くなってしまうと先方に多大な迷惑をかけてしまいます。「あとで返信すればいい」などと考えずに、ビジネス関連のメールはすぐに返信する習慣を身につける必要があります。自分の都合だけを考えるのではなく、長い文章を書く必要はないので、メールの内容に了承したことを返信しましょう。ただし、自動返信メールや、「返信不要」と書かれているメールには返信する必要はありません。もし、緊急を要する内容であれば、メールではなく電話でやり取りする必要があります。企業側の要望にそえない場合や、日程が折り合わない時は、電話で日時の確認を行いましょう。メールの件名は、なるべく簡潔にわかりやすく書くのがマナーです。回りくどい言い回しや世間話をいれる必要はないので、簡潔に連絡内容だけを書きましょう。企業から届いたメールに返信する際は、基本的に件名を変更する必要はありません。件名には「Re」を付けたままにしておきましょう。そのほうが採用担当者も何の用件の返信かすぐに把握することができるので手間がかかりません。ただし、メールを何度もやり取りしているとReの数が増えてしまい、件名が見えにくくなってしまうので、その際はReの数を減らしてもかまいません。返信する際は企業から届いたメールの文面も消さずに、そのまま残しておきましょう。文面を残しておけば、これまでのやり取りの内容をお互い確認することができ、確認し直す手間を省くことができます。いつまで経っても先方から連絡がこない場合は、電話で確認をしてみましょう。ただし、採用担当者が返信を忘れていたり、体調不良で休んでいる可能性もあるので、すぐに電話をかけるのではなく、とりあえず1週間は返信を待ってみましょう。実際に2〜3日後に返信する担当者もいるため、すぐに返信がこないからといって極度に焦る必要はありません。もし1週間経っても返信がない場合は、企業の営業時間内に電話をかけましょう。電話するときは、相手を急がせたり責めるような言い方をするのではなく、あくまで相手を尊重しながら質問することが大事です。メール本文の構成は、宛先を書く時は、（株）などの略称を使わずに企業の正式名称を用いるのがマナーです。会社名のあとに部署名や担当者名を書くことになりますが、相手の部署や名前がわからない時は、文章の書き出しは、あいさつ文の後は自分の名前を名乗り、内容へとつなげていきます。内容はダラダラ書くのではなく、謙虚な言い回しをしながら分かりやすくまとめましょう。署名欄には名前と住所、電話番号とメールアドレスを記載します。自分の名前の読み方が難しい場合は、ひらがな表記もそえておきましょう。資料などを送付してもらうケースも考えて、住所は郵便番号まできちんと記載する必要があります。電話番号は携帯電話の番号でかまいません。自宅の固定電話の番号を記載しても大丈夫ですが、外出時に大切な電話がかかってくることも考えられるので、携帯電話の番号を記載するのが無難です。署名欄がないと誰から返信されたメールか判別できず、受け取る側が困ってしまうので、忘れずに記載しておきましょう。返信メールの書き方にマナーがあることがわかっても、実際どのような文面にしたらいいかわからず、迷っている人も多いでしょう。困った時は例文を参考にして書くようにすれば、相手に失礼のない返信メールを送ることができます。例えば、採用担当者から面接の候補日を提示され、確定の返信をする場合の例文は以下のようになります。お世話になっております。○○（名前）と申します。書類選考通過と面接日程のご連絡ありがとうございました。ご提示頂きました日程の中から、下記にてお伺いします。お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。面接日程確定の返信をする場合は、まず最初に候補日をもらったお礼を述べて、提示された面接日程を本文内にきちんと記載しましょう。先方から提示された日程に問題がない場合でも、お互いの認識に誤りがないか確認するため、きちんと日程を記載しておく必要があります。逆に、提示された日程を変更したい場合の例文は以下のようになります。お世話になっております。○月○日○時より面接予定の○○（名前）と申します。大変恐縮ですが、調整していただいた日時にお伺いさせていただくことが難しくなり、ご連絡いたしました。以下の日程の中で、再度調整していただけないでしょうか。お手数をお掛けして大変申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。こちらの例文でポイントとなるのは、お詫びの一言を記載する点です。日程を変更する理由を記載する必要はないので、こちらから代案を提案して、面接に臨む熱意があることを伝えましょう。こちらから面接の候補日を送る場合の例文は以下のようになります。お世話になっております。○○（名前）と申します。以下、面接の希望日程を記載させていただきます。お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。自分から候補日を提案する場合は、少なくとも3つの日程を送りましょう。1つの日程だけでは企業側のスケジュール調整が難しくなるため、なるべく手間をかけさせないように配慮することが大切です。面接後は、自分のために時間を割いてくれたお礼のメールを送りましょう。お礼メールの例文は以下のようになります。お世話になっております。本日○時より面接をしていただきました○○（名前）と申します。本日はご多忙の中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。○○様から具体的な仕事内容などを伺い、貴社で仕事をしたいという気持ちが一層強くなりました。末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。お礼のメールには、面接で説明された内容を盛り込み、なるべく自分の言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。採用結果はすぐに出る場合があるので、遅くとも面接翌日までにお礼のメールを送ることが大切です。どの例文にも共通することは、面接日程調整のメールをやり取りする際に、自分の長所などをアピールする必要はありません。自己アピールは面接時にすればいいので、採用担当者の忙しい事情も察して、必要最低限のことだけ伝えましょう。長い前置きは不要です。感謝の気持ちを伝える際も、一言そえるだけで十分です。面接日程調整のメールは、ビジネス上のメールになります。プライベートと混同しないように十分注意しなければなりません。普段使っているメールアドレスを就活に使用すると混同してしまう可能性があるので、就活専用のフリーメールを利用すれば、採用担当者からの大事な連絡を見落としてしまうリスクを減らすことができるとともに、大事な連絡に対してすぐに返信することができます。フリーメールの場合、＠より前の部分のアドレスを自由に設定することができますが、なるべくシンプルな文字に設定するのが無難です。顔文字や記号などを入れると幼稚な印象を与えてしまい、イメージダウンにつながる可能性があるので注意しなければなりません。メールアドレスには自分の名前などを入れて、シンプルに徹することが大切です。自分の名前を使うときは、ファーストネームのラストネームのどちらでもかまいません。企業側も、メールアドレスに名前が入っていたほうが相手をすぐに見分けることができるため、手間がかからなくなります。返信メールの文章を書く時は、改行や段落分けに注意しましょう。改行がない文章だと、読みづらくなってしまいます。段落を分ければ、文章にメリハリがついて読みやすくなります。読み手の気持ちになって、読みやすいかどうかを考えながら文章を書きましょう。一般的に、採用担当者はPCでメールをチェックしていることが多いため、スマホで文章を書くと、PCでは読みづらいと感じることがあります。スマホで見やすいと思っても、PCでは見にくいと感じることがあるので、メールの文章には書き手の人柄があらわれるため、普段から言葉遣いに注意しなければなりません。面接時と異なり、メールは形として長期間残るものなので、日頃から敬語を正しく使う努力をしましょう。よく間違えやすい例として、メールの内容に承諾する際に「了解しました」という言葉を使うことがあります。これはとてもカジュアルな言い回しになってしまうため、目上の人に使う言葉としては不適切です。そのため、間違えた敬語を使ってしまうと、採用担当者に不安を抱かせるので十分注意しましょう。文章を書くにあたり、不必要な装飾を付ける必要はありません。相手にわかりやすいように配慮すると、かえって見づらい文章になってしまうので注意が必要です。文章さえ書いてあれば基本的には大丈夫なので、不必要な配慮はやめましょう。表記のバラつきにも注意が必要です。同じメール内の文章で使う言葉や数字は表記を統一して、見た目に統一感を出しましょう。例えば、数字を記載するときも、全角と半角どちらか一方に統一して記載することが大切です。メールの文章を書き終えた後に一通り見直して、表記にバラつきがないか必ずチェックしておきましょう。メールを返信する前に、メールの返信先を間違えただけで、面接日程の調整ができず、せっかくのチャンスを無駄にしてしまうこともあるので注意が必要です。相手の名前や役職も間違えないように、細心の注意を心がけましょう。面接希望日もミスがないように、正確に記載する必要があります。日程を書くときに間違えやすいのは曜日です。曜日を間違えると、採用担当者から確認のメールが入り、再度やり取りが必要になってしまうので注意しましょう。PCの日時指定が間違っていると、メールに記載する日時も間違えてしまうため、事前にPCの日時を正確になおしておく必要があります。面接日程の返信メールは早めに返すのが鉄則です。ただ、普段目上の人とメールのやり取りに慣れていない人は、言葉遣いなど初めてのことだらけで迷うこともあるでしょう。そんなときは例文を参考して、正しい返信マナーを身につけましょう。何度もメールの返信をしているうちに、次第に正しい言葉遣いを身につけることができます。就活時にメールの正しい返信マナーを身につけておけば、就職した後にビジネスの現場で役立つでしょう。チアフル就活は、人材紹介を行う株式会社プロバイドジャパンが運営する就活生向けの就活お役立ち情報メディアです。就活の基本情報からエントリーシートやインターンシップ、面接・マナー、先輩社会人の就活体験談を配信しています。無料会員登録で、チアフル就活でしか手に入らない限定記事や資料をダウンロード頂けます。より良い就活を送るためにも無料会員登録して、ライバルに差を付けましょう！チアフル就活でライバルに差を付けましょう！無料会員登録で、チアフル就活でしか手に入らない限定記事や資料をダウンロード頂けます。より良い就活を送るためにも無料会員登録して、ライバルに差を付けましょう！チアフル就活は、人材紹介を行う株式会社プロバイドジャパンが運営する新卒就活生向けのお役立ちメディアです。就活に役立つ情報を配信しています。
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