Advent Calendar の時期になりました。 1日目という事で、こんだけ緩くても良いという見本にしようかと思います。 adventar.org 今年良く言われた働き方改革ですが、Office 365でも色々出来ると思います。 タイトル通り、あくまで私の所感ですが、実際の活用例としてご参照ください。 最近、社内の他部門のかたの業務の週報を見る機会が多く、進捗状況を上司に報告って言うやつは大変だなぁと感心してます（人ごとな。。）1.
日報を書くことには、今日実施した業務を記録しておくことと、実行した業務を可視化して改善するという目的があります。各自の日報をチームで共有することで、さまざまな視点からのフィードバックが得られ、組織の生産性向上につながりま […] ある時、ある方たち (老若男女問わず) がある場所に訪れた時に質問カード (個人情報も含む) に回答をご記入いただき、それを見て Excel に入力。当日分を集計してまとめ役に報告するということをやっていた模様。なお、時と場所などによりこのフロー自体それぞれでオリジナリティが溢れているようです (目的はいっしょでもそのための手段は人・場所でそれぞれ)。絵にしてみると、こんなかんじかしら。紙を見ながら Excel 入力なんてとてもしんどい作業だと想像できます。気を失いそうです。だけど、や … この広告は、90日以上更新していないブログに表示しています。Advent Calendar の時期になりました。1日目という事で、こんだけ緩くても良いという見本にしようかと思います。 今年良く言われた働き方改革ですが、Office 365でも色々出来ると思います。タイトル通り、あくまで私の所感ですが、実際の活用例としてご参照ください。 最初にツールと用途の紹介。 ツールとして今よく使ってるのは下記3点です。 続いて、運用について、実質加えてるのって朝会だけです。けれど、Teamsアプリ少し重い？ ・一つのタスクを複数人で担当 一つのカードを作って、チェックリストに色々書きます。 こんな感じ。カードの詳細開くと下記のようなの画面になります。チェックリストは何個でも作れます。ここで記載後、チェックリストの右側に、ごみ箱アイコンと【【カード量産する時って、割と見落としがちなんですが、チェックリストで小さく視認性高い状態でまとめて入力、まとめて作成できると漏れ抜け防止になって良かったです。 漠然と使うより、目的等を定めるとやっぱりいいのかなと思ってます。大したことはしてないですが、今回であればOffice 365で働き方改革、生産性向上を目指す！そのためにツールをどう使うか？という観点でツールだけじゃない運用のポイントも追加してみました。 これが正解だとは言いません。今もより良い方法が無いか、毎日試行錯誤しています。人の数だけ答えもあるかもしれない運用ですので、まだTeams、ToDo、Plannerを使ってない方にとって多少でもヒントになると幸いです。 Japan Office 365 Users Groupでは勉強会を定期的に実施しています。美味しいおやつも評判です。割と直ぐいっぱいになってしまうので、事前に下記に登録いただくと、勉強会情報を迅速にキャッチできるのでおススメです。 以上が1日目の投稿です。2日目は毎度参考になる情報を提供しているOtaさんです。 投稿楽しみに待ちたいと思います！ Shyam: 多くの顧客が関心を示していることからも、開拓の余地はかなりあると考えています。しかし現在のところ、Teams では会話・チャットへのタグ付け・分類はできません。」と書いてあったのでこの辺りは要確認でございます。僕は両方使ってます。やっぱりOffice365や、会社のシングルサインオンが面倒見てくれるTEAMSの世界は素晴らしい。コアのNDA結んだお客さんとはTEAMSにしたい。社外のコミュニティとかはそこには混ざらないし。ツールレベルで、slackに押し込んだ方がスッキリ両方みるのは面倒だけど、メール減るならよっぽどいいと思いまする。 案件の進捗（課題発見と解決してるよ）の三つです。他部門のひとは文脈がわからないので中を見ても頑張ってるなとしかわかりません。。メインの仕事部（目的→目標→戦略→戦術→結果）とメインと関係ないけど価値ある活動トピックに分けてあると見やすいんだけど。。。そして、上司殿、大変そうですね。メールの飛んでくる量を見て。部員が、10人いるなら、10人それぞれの案件のこれまでの経緯や今後の計画を考慮したうえで、適切な指示やアドバイスを部下に与えるのか。。真面目に考えたら無理だなぁと思います。。書き方はそもそもバラバラだから、実は週報てのは、とてもややこしいです。たぶん、、再利用の可能性ゼロでしょうね。たまに、重要な情報もあるけど人によっては重要さの、順番やマーキングが違うから見落としそうになりそうです（もし自分で管理するとしたら）コメントも返さないといけない。一般的には文書で評価したり間違いを指摘するのはあまり頭のいい方法ではないらしいから、きっと返信コメントも気を遣ってるような気がします。上司さん。週報見るってのは大変だなエンジニアだとここ数年は日報をやめて文報、というのが流行ってる。slackのおかげですね。弊社は営業さんもいろいろつながる。例えばDynamicsやSFDCとつなげておけばグラフのコピペメールしなくてもいい。SkyKick やXero, などのスタートアップツールとも連携したらもっと便利になるはずです。TEAMSで週報というのは、プロセス変えてないから、そもそも週報無くせないだろうか。メールと違ってダッシュボードとして運営できるので情報が死なないようにできるし、いつでもみれるはずです。（というか、週報って何をみたいのさ）案件進捗？ → マネージャーのためにダッシュボード（BI）がある。ツール使いこなせないマネージャーはNGかもしれませぬが・・・・。活動報告なの？ → そもそも活動のつぶやきを日々しておけば&カレンダー共有しておけばとくに活動報告いらないはず。どうせ週報レベルで働いたって言ってもボリュームわからないし、そもそも働いた量を評価するのは時代遅れだしマイクロマネージメントすぎるかもです課題発見と解決のツールとして？？ → 週報では深い議論はもともと無理だったはずだ。細かなものでも、タイミング遅すぎる。TEAMSなら毎日今日やること、課題、解決アプローチをつぶやいて共有。周りの大人はそれに対して否定的なコメントを言わない、応援する。という文化にすれば解決アプローチそのものをライブで共有できるのでメールよりも知見がたまりそうですねメール減らせますし。上司は短時間で気の利いたコメントを書く（時として的外れになる）呪縛から解放されます。その分、会話量を増やしてTEAMSはダッシュボードとして考えると、Skypeと、Office365のファイル置き場として考えるともったいないので、plannerくらいは使いたいところ。某Trelloみたいなやつで、タスクを担当別、納期別、進捗状態別などに絞り込みして見える化できるので、職場やプロジェクトの今の状態を様々な視点から把握することができます。うちの。情報システム部には、ぜひplannerとDynamicsの接続をサポートしてほしい。。リアルタイムコミュニケーションになるので、道具が変わればやり方も考え方も変えた方がいいす。あと、人間系ケアが大事。考え方そのままでメールをリアルタイムコミュニケーションに移行するとトラブルの元なので、気をつけましょう例えばかわりの相談の場を増やす。チャットはあくまでもコミュニケーションのきっかけでしかないので、リアルなコミュニケーションを大事に一つテクニックとして、行動可視化のツールA;がみてる指標が参考になるかもしれません。ツールの導入をしなかったとしても、個々人がか気をつけるべき事の示唆になります。ね、きっと。さて、こういうことをTEAMSで実験してみたいものです。週報無くしてるならメンションでいいと思うのですが集計しやすくするにはもう少しいろいろタグ機能あった方がいい。昔は「Q. Powered by 引用をストックしました引用するにはまずログインしてください引用をストックできませんでした。再度お試しください限定公開記事のため引用できません。 多くの企業・組織では、ドキュメントに対するタグ付け・分類を導入しています。チャット ツールにも、この原則は適用されるのでしょうか? 案件の進捗（課題発見と解決してるよ） 2. Powered by 引用をストックしました引用するにはまずログインしてください引用をストックできませんでした。再度お試しください限定公開記事のため引用できません。 Office 365を導入する企業が増えています。自社にもOffice 365の導入したいと思っているのだけど、Office 365を一体どんな風に活用できるのか、いまいち想像しにくいという担当者の方がほとんどではな … 貴社の社外ＩＴ担当者として「生産性の向上」「業務効率のアップ」「経費削減」の活用方法を紹介しています。目次カスタムリストと言うとカスタマイズするリスト？と直感で思いますよね。実はそれに近い感じです。簡単に言うと Office365 で共有できる Excel シートを作成したもの的に考えるとわかりやすいと思います。SharePoint 上にあるエクセルで作成した表を各営業所や、外出している担当者がそれぞれのパソコンでインターネットを使って 1 行単位にデータを追加して登録する。という感じです。営業日報、経費精算、受注や売上データなどの入力に使うと便利だと思います。この営業日報や経費清算など会社によって書式が違うと思います。この書式も文字型、選択型、数値型、日付型など使って会社に合った書式に作れるようになっています。更に、カスタムリストは、部署違いで入力されたデータをフィルターや並べ替え集計などが行え、大きなデータでも効率よく扱えるようになっています。又、Excel 形式でダウンロードも行えますので、今まで一人の人に集中していたデータ入力が社員全員がいつもの日報の延長で入力できるので業務効率を大幅にアップする事が出来ます。是非、チャレンジしてみて下さい。画面右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。画面にアプリが表示されます。ここで「カスタムリスト」を選択して下さい。カスタムリストに名前を付けます。ここでは「営業日報」です。下記画面のように「営業日報」が作成されます。練習用に項目を「日付」「得意先」「開始時間」「担当者」「訪問区分」「内容」「経費」「上司コメント」で作成してみましょう。「営業日報」をクリックすると下記のような画面になります。 下図の「タイトル」欄をクリックすると下記のようなメニューが表示されます。下記の「名前変更」をクリックして「タイトル」を「得意先」に変更します。本当は、日付としたかったのですが、必ず最初は「タイトル」が表示されます。これは仕様で変更出来ません。この部分は「日付」や「数値」などに変更で出来ません。ですから「タイトル」のように文字を入力するのは「得意先」や「担当者」などに使用します。ここでは「得意先」に変更します。「+列の追加」をクリックすると下図のような項目が表示されます。ここで「日付」を選択します。 「日付」を選択したら下図のように更に詳細を設定する画面が表示されます。ここでは、「訪問日付」とわかりやすく名前を変更し、「日付と時間」を選択します。そして、既定値はなしを選びます。ここは皆さんの希望に合わせて選択し「保存」をクリックして下さい。下図のように「訪問日付」の項目が表示されます。 「+列の追加」→「1行テキスト」を選択して、名前を「担当者」として「保存」をクリックする。「+列の追加」→「選択肢」を選択して、名前を「訪問区分」を設定したいと思います。「選択肢」を選択し、訪問区分を下記のように設定します。「+列の追加」→「複数行テキスト」を選択して、名前を「内容」として「保存」をクリックする。「+列の追加」→「通貨」を選択して、名前を「経費」として「保存」をクリックする。「+列の追加」→「1行テキスト」を選択して、名前を「担当者」として「保存」をクリックする。「+列の追加」→「複数行テキスト」を選択して、名前を「上司コメント」として「保存」をクリックする。全項目が作成できたら「得意先」と「訪問日付」を入れ替えたり、「内容」を作成し忘れていた分を後で追加したり、又、表示順を思い通りに並べ替えする事も出来ます。これは「全てのアイテム」をクリックして「現在ビュー編集」で行う事が出来ます。すべてのアイテムをクリックすると新しく「次のビューとして保存」「現在のビューの編集」「現在のビューの書式設定」が表示されます。ここで作成した「営業日報」は項目名が少ないので「次のビューとして保存」を使う必要は無いのですが、項目名が多かったり、会社名と売上額、粗利などを表示したい。や担当別に売上額や粗利などを表示してみたい。など色々と見たい画面があります。これらをビューとして登録するとビューを選択するだけで切り替えてみる事ができます。「次のビューとして保存」とは、現在の見方を名前付して保存し、次の見方を設定して下さい。的な機能と考えていいのではと思います。「カスタムリスト」で新規に作成した後で、必ず使う項目と思っていてもいいと思います。・ビューの名前を付けます。最優先する列：作成したばかりの一つ目のビューではこのまま ID の状態にします。 1番目に作成したビューには使わないと思いますが、「ビュー名：経費5000円以上」などを作成して下記のような設定を行うと経費5000円以上使った人が一目で見れるようになって便利ですよね。こんな使い方に使います。ビューは何個も作れるので非常に便利です。「+新規」をクリックします。訪問日付もカレンダーが使えるし、開始時間も選択方式になっています。これは便利ですね。 訪問区分の選択も簡単に出来るようになっていますね。内容、経費、上司コメントの順になってない。これも後で説明致します。 下図のように保存されます。Excel で入力したような感じがしますよね。これがカスタムリストです。最近のバージョンにはまだ慣れていないので、まず、従来バージョンで説明を行います。画面左下の「従来の SharePoint の表示に戻す」をクリックした状態にします。こんな画面になります。BB は、こちらの画面が見やすくて好きです。これが「全てのデータ」画面です。次に、その横の「担当別売上」や更に、… をクリックすると、BB が作成しておいた「地区別売上」「得意先売上」などが表示されます。 「担当別売上」を選択すると、担当者単位に集計されます。ここで、担当：山下 さんとクリックすると、山下さんの明細を表示します。ここで、これらの設定を行う画面を見たいと思います。画面左上の「リスト」をクリックします。更に、画面右上の「リストの設定」をクリックします。このサイトコンテンツの「設定」画面が表示されます。画面のずっと下の方の「ビュー」が見えるところまで移動して下さい。まず、自分が分かりやすい「ビュー名」を付けます。そして、「表示」する項目にチェックを付けます。その後、「左からの並び順」を設定します。データの「並べ替え」設定を、第一番目に並べ替えたい項目を指定し、昇順、降順を設定します。最後に一番下の「OK」ボタンを忘れないようにして下さい。 「入力データ」ここで、「入力データ」「全てのデータ」の切替が出来ます。又、自分が設定した「フィルター」ここで、項目別にフィルターが掛けられるようになっているのですが、慣れていないため、何かおせっかいみたいで帰って使いづらい気がして、直ぐ「従来モード」にしてしまいます。又、自分としては、「リストの設定」に入る方法が説明に困ったので「従来」分が好きです。でも、新し分に慣れたが良いとは思います。新しいバージョンでも新しく追加されている部分もあります。「Flow」「PowerApps 」これは、別ページに作成していますので、是非、見て下さいね。ここでは「クイック編集」をクリックした画面を紹介します。罫線が追加され、Excel 感覚にカーソルを好きな場所に移動してデータの編集をまとめて出来る。という事は凄く便利になったと思います。以上です。©Copyright2020
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