社会人の中には、会社のメールを携帯電話に転送・通知するように設定しているケースが多くあります。
エントリーシートの提出方法がメール添付と指定されている場合、どんなことに気をつけてメールを準備するとよいでしょうか？メールの書き方や例文、データ送付の注意点についてマナー講師に聞きました。あわせて、社会人とメールでやりとりをする際に気をつけたいマナーも紹介します。 企業に何らかの聞きたいことがあった際、「こんなことで質問メールを送ってもいいのだろうか」「どう書けば失礼に当たらないだろうか」と悩んでしまう学生もいるでしょう。そこで、就職・転職支援スクール、我究館にてコーチを務める八木橋育子さんに、企業への質問メールの作成方法や注意したい点について聞きました。目次まずは、企業に質問メールを送る際に、心構えしておきたいことと、質問メール作成における8つのステップを紹介します。会社説明会やエントリー、選考過程などにおいて、何らかの疑問や不明点があった場合、まずは、質問メール作成の基本となる8つのステップを紹介していきます。「＜ご質問＞説明会参加時の服装について（○○大学 りくなび太郎）」など、学校、学部、学科名と自分の氏名を名乗りましょう。面識のない相手の場合は、「私、現在就職活動をしております○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎と申します」など、就活を進めている学生であることも伝えると、よりわかりやすくなるでしょう。質問したいことは簡潔にまとめ、相手が把握しやすいような内容としましょう。質問対応に時間を割いてもらうことに配慮し、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます」などの締めのあいさつ文を入れるといいでしょう。メールの文末には、自分の名前、学校・学部・学科名、学年、電話番号、メールアドレスを記載した署名を入れましょう。本文との区切りをわかりやすくするために、「-」などの記号を使い、シンプルな線を入れて署名のテンプレートを作成することがオススメです。質問メールを送信する前に、一度内容をチェックし、宛先の間違いや誤字・脱字がないか確認しましょう。それでは、企業に送る質問メールの注意ポイントと、避けた方がいい質問内容のポイントについて紹介していきましょう。質問メールを書くときに、押さえておきたい注意ポイントを把握しましょう。社会人は、毎日たくさんのメールをやりとりしているケースも少なくはありません。不要な長文を書き連ねれば、読み手に負担をかけることになるため、簡潔に質問内容をまとめることを意識しましょう。一文を短くすると、より読みやすくなります。また、改行や段落分けをせず、長く文章が続いているメールは、非常に読みにくく、内容も把握しにくいものです。敬語の間違いや誤字・脱字があると、「物事に丁寧に対応できない」「ケアレスミスが多く、注意力がない」などのマイナスな印象につながる可能性があるので注意した方がいいでしょう。敬語に苦手意識を持つ学生もいますが、正しい使い方を把握しながら慣れていくことが大事です。また、社会人にとって、メールはビジネスツールです。親しい間柄や、互いの信頼関係ができているケースを除いては、絵文字や装飾文字は使用せず、ビジネスで使われるメールアドレスは、本人の名前などの文字を使うシンプルなものが多いので、社会人の中には、会社のメールを携帯電話に転送・通知するように設定しているケースが多くあります。相手が就寝している可能性も考え、相手から回答のメールをもらったら、お礼の返信メールを送ることを忘れないようにしましょう。時間を割いて対応してくれた相手に対し、感謝の気持ちをきちんと伝えておくことが大事です。人事担当者は、説明会や選考過程で学生の窓口対応をするケースも多いため、直接顔を合わせたり、連絡事項をやりとりしたりする可能性もあります。「聞きたいことがわかったからもういいか」と返信しない学生もいますが、企業に質問メールを送ることは、基本的に問題はありません。しかし、質問の内容によっては、メールを送信することは避けた方がいいケースもあるので、そのポイントを紹介します。企業ホームページに掲載されている情報や、企業からの案内メールにすでに書かれている情報など、説明会の案内や面接の候補日を知らせる企業からのメールに対し、「その日は無理なので、ほかの日にしてもらえませんか」など、要求するメールを送る学生も少なからずいます。しかし、企業にも採用スケジュールがありますし、面接の日程も多くの学生と調整しながら予定を組んでいます。面接の日程については、複数日程を提示されるケースも多いので、学生が選択できるように配慮してくれた企業に対し、歩み寄る気持ちを持つことが大事です。質問メールの例文を紹介するので、メールを送る際の参考にしてみましょう。（件名） ＜ご質問＞説明会の服装につきまして（○○大学 りくなび太郎）（本文）初めまして。◯月◯日開催予定の貴社説明会に参加を希望しており、当日の服装についてお尋ねしたく、ご連絡させていただきました。参加要件に「服装はビジネスカジュアルにて」と記載がありましたが、直前の用事でスーツを着用する予定がありますため、スーツにてお伺いしてもよろしいでしょうか。何卒よろしくお願いいたします。（署名を入れる）質問メールであることをわかりやすくするために、（件名）（本文）お世話になっております。大変恐縮なのですが、頂きました面接の日程はどうしても都合がつかず、お伺いすることができません。◯月◯日（月） 終日上記、いずれの日程もご調整が難しいようでしたら、あらためて別の候補を挙げさせていただきます。お手数、ご迷惑をおかけしまして申し訳ございません。（署名を入れる）すでにやりとりをしているなど、社会人に質問や返信のメールを送ることについて、「敬語を完璧に使えないとダメだ」「マナーがよくわからない」と考え、苦手意識を持つ学生もいます。しかし、多くの社会人も、最初から完璧に敬語やマナーを理解していたわけではなく、一つひとつ、自分で調べたり、他者からの指摘を受けたりしながら身につけていくケースがほとんどといえるでしょう。簡単5分で、あなたの強み・特徴や向いている仕事がわかる、リクナビ診断！就活準備に役立ててくださいね。▼2022年卒向け詳細情報▼▼2021年卒向け詳細情報▼——————————————————【監修】株式会社リクルートにて広告提案営業を経験した後、女性の社会進出に対する問題意識を持ち、女性の再就職・転職に特化した人材会社に転職。女性のみで構成される営業代行チームのマネジメントやキャリアコンサルタントとして、結婚・妊娠・出産などのライフイベントとキャリアの両立に悩む女性2000人以上を支援。自身の結婚を機に、「キャリアデザインを一人でも多くの人にしてほしい」という思いから2011年に我究館コーチに就任。学生、社会人の受講生を担当し、本人のあいまいな夢や、隠れた本音を明確にすることを得意とする。特に、女性の就・転職におけるマーケットに精通している。メイクアップや服装・マナー講座も担当。——————————————————先輩社員にOB・OG訪問をお願いしたり、人事担当者と選考についてやりとりしたりする際、メールを利用す「就活では、髪は真っ黒にしなければダメ？」「髪の長さはどれくらいがいい？」など、髪型について悩む就活要件を簡単に、かつ丁寧に伝えるメールのマナー。ここでは押さえておきたいメールや手紙のマナーをわかりやすく解説する。
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